Se recibirán facturas a los proveedores todos los días hábiles de acuerdo a la programación del cierre mensual de la compañía el cual debe ser confirmado con el gestor del contrato. Estas facturas deben ser radicadas en la unidad de correspondencia con destino al gestor o a la persona que autoriza el gasto. El original de la factura hace parte del archivo de la Compañía y la copia se devuelve al proveedor con el sticker del radicado que contiene el No., fecha y hora de recepción. El Gestor es el único responsable de autorizar el trámite de pago de la factura y/o cuenta de cobro.

PRELIMINARES

Requisitos de la Factura de venta

Para efectos tributarios la factura de venta y/o documento equivalente debe cumplir con el lleno de los siguientes requisitos:

  • Estar denominada expresamente como factura de venta.
  • Apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio.
  • Apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria (NIT) del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
  • Número consecutivo de la factura de venta.
  • Fecha de expedición de la factura, la cual debe corresponder al periodo en el que se está tramitando la factura de venta.
  • Descripción de los artículos vendidos o servicios prestados.
  • Valor total de la operación.
  • Nombre o razón social y NIT del impresor de la factura.
  • Indicación de la calidad de retenedor de impuestos.

Requisitos de la cuenta de cobro

  • Apellidos, nombre o razón social y número de identificación tributaria (NIT) del adquiriente de los bienes o servicios.
  • Apellidos, nombre o razón social y número de identificación tributaria (NIT) de la persona natural beneficiaria del pago o abono.
  • Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva.
  • Fecha de la operación; la cual debe corresponder al periodo en el que se está tramitando la cuenta de cobro.
  • Discriminación del régimen al que pertenece y el número de actividad económica
  • Concepto
  • Valor de la operación
  • Firma del vendedor en señal de aceptación del contenido del documento
  • Ningún colaborador puede asumir compromisos a nombre de Enertolima sin el trámite presupuestal previo, según lo establecido en el procedimiento de presupuesto.
  • Estas facturas deben cumplir con todos los requisitos legales; deben anexarse los soportes tales como las actas de recibo a satisfacción de los bienes y/o servicios prestados, las pólizas en el caso de anticipos, las actas o informes de interventoría donde conste el cumplimiento de las obligaciones contractuales por parte del proveedor, y demás que el gestor considere necesarios para la aprobación de la misma. Debe identificarse en la factura el número del contrato, de la orden de compra o de la orden de servicio, así como el período en el que se prestó el servicio.
  • En los casos en los que el proveedor preste sus servicios en los diferentes municipios del Departamento del Tolima, la factura o cuenta de cobro que se radique en la unidad de correspondencia debe tener adjunto la “PLANTILLA DE RETEICA”, para que posteriormente el gestor del contrato lo remitida a Central Cuentas.

Las personas naturales que presten un servicio personal, comisión u honorario a la Compañía, al momento de radicar la cuenta de cobro y/o factura deben adjuntar:

  • La certificación de la Ley 1607 de 2012 debidamente diligenciada.
  • Pago de la seguridad social, este soporte es importante para la Compañía por que la DIAN le pueden desconocer el costo o gasto; el no anexarlo podrá dar lugar a ser devuelta su factura.
  • Cuando un proveedor facture con el NIT del Consorcio, la factura debe indicar el porcentaje o valor del ingreso que corresponda a cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal, y el nombre o razón social y el NIT de cada uno de ellos.
  • Cuando se trate de Materiales o Activos Fijos, debe incluirse copia del comprobante de ingreso a almacén.
  • Toda factura entregada a central cuentas se entiende como autorizada para trámite de pago y desde el momento de radicación en Central Cuentas empieza a contar el plazo de la política de pago. Un pago en un plazo diferente al estipulado en el contrato y orden de servicio debe ser autorizado por tesorería antes de asumir el compromiso.

Procedimiento

  • El Gestor se encarga de enviar la cuenta de cobro y/o factura a Central Cuentas, verificando que el valor de las actas y demás soportes concuerde con el valor de la factura y los impuestos liquidados, que estén las firmas autorizadas y corroborará que las fechas correspondan al mes en proceso.
  • Si la factura presenta alguna inconsistencia, desde el área financiera se devuelve al Gestor por la ruta de mercurio, explicando la causa de su devolución.
  • Al fin de mes los gestores deben reportar a central cuentas el valor a provisionar en aquellos casos en los que el proveedor no entregó factura (El reporte se envía a la contadora y/o profesional de central cuentas por e-mail con el asunto: Facturas no tramitadas). Este reporte es importante para la causación real del gasto y el adecuado seguimiento del mismo y de nuestra gestión, de esta manera se reduce la variabilidad de la información registrada en los Estados Financieros.
  • El profesional de Tesorería realiza un acta debidamente soportada donde informa los pagos realizados semanalmente autorizados por el Comité de Tesorería.
  • El Gestor de Tesorería programa el Comité de Tesorería los días lunes y lo envía a los miembros del Comité, que generalmente se reúne los martes al mediodía y aprueba los pagos de la semana mediante Acta.

Pagos por Fiducia:

El profesional de Tesorería diligencia la orden de operación con las especificaciones técnicas que maneje la entidad financiera de donde se apropiaran los recursos para efectuar el pago. En caso de que el proveedor o contratista a la fecha de elaboración del archivo plano no hubiere informado cuenta o haya solicitado endoso de la factura, se especificará en el mismo la instrucción de generar cheque a su favor.

Ya elaborado el archivo se prepara la comunicación para autorizar la ejecución del pago con el lleno de los requisitos exigidos por la entidad financiera; así como la obtención de las firmas electrónicas autorizadas.

Al día hábil siguiente se hará una actualización de datos en el software del banco, cerciorándose del éxito de la transacción y dando disposición a los rechazos que se haya presentado, Igualmente se hará seguimiento a los cheques expedidos por el Banco, (en caso de no haber informado cuenta bancaria, de haber solicitado endoso de la factura o haberse generado rechazo) ejerciendo control sobre éstos.

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